Het belangrijkste in 30 seconden
Vanaf 1 januari 2026 zijn pdf-facturen niet langer conform voor B2B-transacties in België. U moet dan gestructureerde elektronische facturen versturen via het Peppol-netwerk.
Wat verandert er voor u: als u professionele evenementen organiseert (opleidingen, conferenties, seminars) en uw deelnemers vragen om een factuur, moet u hen een factuur in UBL/XML-formaat bezorgen, geen pdf.
Het probleem: de meeste ticketkantoren ondersteunen deze automatische generatie niet. Het resultaat? Een aanzienlijke administratieve last voor elke factuur.
De oplossing: een ticketingsysteem dat automatisch Peppol-conforme facturen genereert. Dat is precies wat PassPass biedt. Als Belgisch ticketingsysteem zijn wij een van de weinige die deze functionaliteit standaard integreren.
Waarom facturering van deelnemers cruciaal wordt voor professionele evenementen
Uw professionele deelnemers hebben facturen nodig voor:
- btw terugvorderen
- de aankoop als zakelijke kosten opvoeren
- hun boekhouding
Tot nu toe volstond een eenvoudige pdf. Vanaf januari 2026 is dat niet meer het geval. Facturen moeten:
- in gestructureerd formaat (UBL/XML)
- verzonden via het Peppol-netwerk
- automatisch leesbaar door boekhoudsoftware
Een per e-mail verzonden pdf-factuur, zelfs als deze perfect leesbaar is, voldoet niet meer aan de voorschriften. En de sancties zijn niet gering: vanaf € 1500 boete voor een eerste overtreding.
Hoe werkt PassPass concreet?
1. Automatische verzameling van factuurgegevens
Bij aankoop van zijn ticket kan de deelnemer een factuur aanvragen en zijn gegevens invullen (bedrijfsnaam, btw-nummer, adres).
2. Automatische generatie van de factuur
Op basis van deze informatie wordt door PassPass automatisch een factuur gegenereerd op naam van uw organisatie, in een Peppol-conform formaat (UBL/XML).
3. Beheer van de nummering
Een geïntegreerd systeem maakt het mogelijk om automatisch factuurnummers toe te wijzen. De meeste organisatoren maken een apart factuurregister voor PassPass-facturen aan, zodat hun gebruikelijke nummering niet wordt verstoord.
4. Export of rechtstreekse verzending naar Peppol
Twee opties:
- UBL-export: u haalt de facturen op en importeert ze in uw boekhoudsoftware.
- Verbinding met Peppol-toegangspunt in uw PassPass-dashboard: facturen worden automatisch via het netwerk verzonden, zonder handmatige tussenkomst.
Wat houdt elektronische facturering via Peppol concreet in?
Het gaat om een uitwisseling van gestructureerde gegevens tussen systemen, die automatisch kunnen worden gelezen door de boekhoud- en belastingsoftware van bedrijven.
In België:
- elektronische facturering wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht voor B2B-transacties;
- dit houdt in dat een gestructureerd formaat moet worden gebruikt dat compatibel is met het Peppol -netwerk (gebaseerd op de Europese norm EN 16931);
- De uitgewisselde facturen moeten via dit netwerk worden verzonden om correct te kunnen worden verwerkt en herkend door de boekhoudsystemen.
🔍 Met andere woorden:
- de gestructureerde elektronische factuur bevat alle nodige gegevens (bedrag, btw, identificatiegegevens, enz.) in een standaard computerformaat;
- Het Peppol-netwerk maakt het mogelijk om deze facturen tussen de systemen van bedrijven en hun partners te transporteren.
Dit geldt voorlopig niet voor facturen die naar particulieren worden gestuurd (B2C), maar wel voor facturen tussen bedrijven.
Ik deel deze verklarende video met u, die dit heel goed illustreert:
Klassieke ticketverkoop versus Peppol-ready ticketverkoop
Hoewel veel ticketingsystemen eenvoudige facturen kunnen aanmaken, zijn er maar weinig die rechtstreeks geïntegreerde, gestructureerde Peppol-compatibele facturen kunnen genereren zonder extra handmatig werk.
➡️ Dit betekent dat:
- Bij een klassiek ticketingsysteem moet je meestal de gegevens exporteren en externe software gebruiken om conforme Peppol-facturen te genereren.
- terwijl een geschikte oplossing dit allemaal automatisch kan doen, rechtstreeks vanuit het ticketverkoopproces.
👉 PassPass biedt bijvoorbeeld een integratie waarmee u rechtstreeks vanuit de ticketverkoop automatisch facturen voor uw deelnemers kunt genereren in een formaat dat voldoet aan de Belgische normen voor elektronische facturering (Peppol).
👉 Dit type integratie wordt een belangrijk selectiecriterium voor elke organisatie die moet voldoen aan de verplichting voor 2026 zonder het aantal tools te vergroten.
Meer informatie over de PassPass-oplossing voor elektronische facturering: https://pro.passpass.be/facturation-electronique-peppol/
Hoe kunt u vandaag al anticiperen op elektronische facturering?
Om klaar te zijn voordat de verplichting van kracht wordt, volgen hier enkele goede praktijken:
✔ Controleer uw huidige ticketverkoop
- Kan het automatisch gestructureerde facturen genereren?
- Kan ermee worden geëxporteerd naar een Peppol-compatibel formaat?
✔ Een Peppol-toegangspunt integreren
- Via de bestaande boekhoudsoftware
- Of via een ticketverkoopsysteem dat dit standaard ondersteunt, zoals PassPass.
✔ Uw boekhoudgegevens voorbereiden
Waarom PassPass in plaats van een ander ticketingsysteem?
PassPass is een van de weinige ticketkantoren die een native geïntegreerde Peppol-factureringsoplossing aanbiedt.
Met een klassiek ticketverkoopsysteem moet u:
- uw verkopen handmatig exporteren
- facturen genereren in een externe tool
- extra software betalen
- risico op fouten of vergissingen
Met PassPass verloopt het aankoopproces van tickets volledig automatisch. Geen handmatige handelingen, geen externe tools, gegarandeerde conformiteit.
FAQ: veelgestelde vragen over Peppol-facturering voor ticketverkoop
Wordt elektronische facturering voor iedereen verplicht?
Nee. Alleen voor facturen tussen btw-plichtige bedrijven (B2B). Als u tickets verkoopt aan particulieren zonder factuur, bent u hier niet aan gebonden.
Zullen PDF-facturen echt niet meer worden geaccepteerd?
Precies. Pdf- of papieren facturen volstaan niet langer voor B2B-transacties. Ze moeten een gestructureerd formaat hebben en via Peppol worden uitgewisseld, anders riskeren bedrijven hoge boetes (vanaf € 1500 voor een eerste overtreding => https://nymus.be/fr/arrete-royal-e-facturation-2026/) .
Ik heb geen toegangspunt tot het Peppol-netwerk, wat moet ik doen?
U kunt ofwel een Peppol-toegangspunt gebruiken via een externe actor, ofwel PassPass gebruiken, dat rechtstreeks naar het Peppol-netwerk kan verzenden voor u.
Conclusie
Elektronische facturering via Peppol is niet langer een optionele extra: vanaf 1 januari 2026 wordt het een conformiteitscriterium voor alle btw-plichtige bedrijven in België.
Voor organisatoren van professionele evenementen rijst hierdoor een concrete vraag: hoe kunt u automatisch Peppol-conforme facturen voor uw deelnemers genereren zonder dat dit een zware administratieve last met zich meebrengt?
👉 Een ticketoplossing die deze mogelijkheid integreert, zoals PassPass , kunt u op deze verplichting anticiperen, tijd besparen en Peppol-conformiteitsproblemen in België vermijden zonder dat u daarvoor meerdere tools nodig hebt.
➡️ Ontdek hoe PassPass de Peppol-facturering voor uw evenementen automatiseert en vereenvoudigt: https://pro.passpass.be/facturation-electronique-peppol/
