Badge registratie voor evenementen. Van inschrijving tot gepersonaliseerde badge
2 min leestijd
Een deelnemer schrijft zich online in voor uw conferentie. Naam, bedrijf, functie, dieetwensen. Op de dag zelf scant hij zijn QR-code aan de balie. Binnen drie seconden houdt hij een badge vast met zijn volledige gegevens, in het design van uw evenement. Geen Excel-lijsten, geen handgeschreven naamkaartjes, geen wachtrij.
Dat is wat een registratiesysteem per badge doet. Het verbindt uw online inschrijvingen rechtstreeks met de badgeprinter, zonder tussenstappen.
Hoe werkt badge registratie?
Het principe is eenvoudig. Uw ticketing verzamelt de gegevens bij inschrijving. Die gegevens worden automatisch gekoppeld aan een QR-code op het ticket. Bij aankomst scant de deelnemer zijn ticket. Het systeem haalt de bijbehorende data op en stuurt ze naar de printer. De badge rolt uit met naam, bedrijf, functie en eventueel een kleurcode per deelnemersprofiel.
Het verschil met een klassieke aanpak: u hoeft geen apart bestand te exporteren, geen gegevens te kopiëren, geen badges vooraf te laten drukken. De data stroomt rechtstreeks van inschrijving naar badge.
Welke gegevens staan op de badge?
Dat bepaalt u zelf bij het opzetten van uw inschrijvingsformulier. De meest voorkomende velden zijn voornaam en achternaam, bedrijfsnaam, functietitel en deelnemerstype (spreker, bezoeker, exposant, VIP). Elk veld dat u bij inschrijving opvraagt, kan op de badge verschijnen.
U kunt ook visueel onderscheid maken per profiel. Een spreker krijgt een blauw accent, een exposant een groen accent, een VIP een gouden rand. Zo is elk profiel herkenbaar zonder dat iemand de badge hoeft te lezen.
Ter plaatse printen of vooraf voorbereiden?
Ter plaatse printen heeft twee voordelen. Ten eerste verwerkt u last-minute inschrijvingen en wijzigingen automatisch, want de badge wordt pas aangemaakt op het moment van aankomst. Ten tweede vermijdt u het sorteren en uitdelen van honderden vooraf geprinte badges.
Vooraf printen blijft zinvol voor evenementen met een vast deelnemersbestand waar weinig wijzigingen verwacht worden, of wanneer u de badges in een welkomstpakket wilt steken. In dat geval exporteert u de lijst en print u de badges in bulk.
Wat heeft u nodig?
Een ticketingplatform dat inschrijvingsgegevens koppelt aan de badgeprinter. Een kleurenbadgeprinter zoals de Epson ColorWorks C4000e. Badgepapier in het juiste formaat (meestal 100x70mm of 100x150mm). Een smartphone of tablet om de QR-codes te scannen. En een internetverbinding op de locatie.
Bij PassPass is de printer beschikbaar als verhuur inclusief installatie en technische ondersteuning op de dag zelf. U ontwerpt de badge in de tool, test de layout vooraf, en op de dag van het evenement scant u en print u.
Voordelen ten opzichte van handmatige badges
Snelheid bij ontvangst. Een scan duurt drie seconden, de badge print in vijf seconden. Bij 200 deelnemers bespaart u minimaal een uur wachttijd vergeleken met het uitzoeken van vooraf geprinte badges op naam.
Geen fouten door naamswijzigingen. Als een deelnemer zich na inschrijving meldt met een andere functietitel of spelling, wordt de aanpassing automatisch overgenomen op de badge. Geen sticker over de verkeerde naam.
Realtime overzicht. Zodra iemand zijn badge ontvangt, is die check-in zichtbaar in uw dashboard. U ziet op elk moment hoeveel deelnemers aanwezig zijn, wie er nog ontbreekt, en welke profielen al binnen zijn.