Check-in evenement met QR-scan en badgeprint. Hoe het werkt in de praktijk

De ontvangst is het eerste contactmoment met uw deelnemers. Een vlotte check-in zet de toon voor de rest van het evenement. Een stroeve ontvangst met papieren lijsten en wachtrijen doet het tegenovergestelde. Digitale check-in met QR-scan en automatische badgeprint combineert snelheid met een professionele eerste indruk.

Hoe werkt digitale check-in?

Elke deelnemer ontvangt bij inschrijving een ticket met een unieke QR-code. Die QR-code bevat een verwijzing naar zijn registratiegegevens: naam, bedrijf, functie, tickettype. Bij aankomst opent de deelnemer zijn ticket op de smartphone of toont de geprinte versie. Een medewerker scant de code met de PassPass-app op een smartphone of tablet.

Het systeem doet drie dingen tegelijk. Het valideert het ticket (is het geldig? Is het al gebruikt?). Het registreert de aankomst in het dashboard. En het stuurt de deelnemergegevens naar de badgeprinter. De badge rolt uit binnen vijf seconden na de scan.

QR-code scannen met een smartphone

U heeft geen speciale hardware nodig. De PassPass scan-app werkt op elke smartphone met een camera. De app is beschikbaar voor iOS en Android. Meerdere telefoons kunnen tegelijk scannen, verbonden met dezelfde deelnemerslijst. Als één telefoon een ticket valideert, zien alle andere scanners die check-in onmiddellijk.

De scan werkt ook bij slechte lichtomstandigheden. De app gebruikt de zaklamp van de telefoon automatisch wanneer het te donker is. En als een ticket ongeldig is of al gescand werd, toont de app een duidelijke foutmelding met de reden.

Automatische badgeprint bij check-in

De koppeling tussen scanner en printer is het verschil met een klassieke check-in. Bij een standaard QR-scan-systeem wordt de deelnemer alleen afgevinkt. Bij een geïntegreerd systeem wordt tegelijk de badge geprint met de gegevens uit de inschrijving. De deelnemer loopt door in plaats van te wachten aan een tweede balie.

De badge bevat exact de informatie die u wilt tonen: naam, bedrijf, functie, deelnemersprofiel, en eventueel een kleurcode per zone of tickettype. Het design wordt vooraf ingesteld, de printer past de gegevens automatisch toe per deelnemer.

Realtime overzicht van aankomsten

Zodra een deelnemer is ingecheckt, verschijnt dat in het dashboard. U ziet hoeveel deelnemers aanwezig zijn, hoeveel er nog verwacht worden, en wanneer de piek was. Als een spreker nog niet is gearriveerd en zijn sessie begint over 15 minuten, ziet u dat direct.

Na het evenement heeft u een volledige aanwezigheidslijst met exacte aankomsttijden. Handig voor rapportage, subsidiedossiers of opvolging met sponsors.

Verschil met papieren lijsten en polsbandjes

Papieren lijsten vereisen dat iemand een naam zoekt, afvinkt en een polsbandje of sticker geeft. Bij 200 deelnemers duurt dat gemiddeld 30 seconden per persoon. Met QR-scan en badgeprint duurt het hele proces 8 seconden. Dat is het verschil tussen een wachtrij van 20 minuten en een doorstroom zonder file.

Polsbandjes communiceren geen naam of bedrijf. Ze zijn functioneel voor toegangscontrole maar waardeloos voor networking. Een badge combineert beide functies: visuele identificatie en toegangsbewijs op één drager.

Wat heeft u nodig voor digitale check-in?

Een ticketingplatform met geïntegreerde badgeprint (bij PassPass inbegrepen). Een of meer smartphones met de scan-app geïnstalleerd. Een badgeprinter (Epson ColorWorks C4000e, beschikbaar als verhuur inclusief installatie). Badgepapier en lanyards. Een stabiele internetverbinding op de locatie.

Plan één scanpunt per 100 verwachte aankomsten per uur. Voor een evenement met 300 deelnemers die binnen één uur aankomen, volstaan drie scanpunten met elk een smartphone en een gedeelde printer. De printer verwerkt tot 20 badges per minuut.