Online ticketing voor verenigingen en VZW's, de praktische gids

U beheert een vereniging, een VZW of een feitelijke vereniging en u organiseert evenementen. Etentjes, gala's, sporttornooien, voorstellingen, algemene vergaderingen. Tot nu toe jongleert u tussen papieren lijsten, manuele overschrijvingen en Excel-bestanden. Er bestaat een eenvoudigere manier om uw inschrijvingen en ticketverkoop te beheren, zonder de werklast van uw vrijwilligers te verzwaren.

Waarom overstappen op online ticketing als vereniging

Het manueel beheren van inschrijvingen werkt wanneer u 20 deelnemers hebt. Wanneer u overgaat naar 80, 150 of 300, wordt het een bron van fouten en tijdverlies. Wie heeft betaald, wie niet. Hoeveel plaatsen zijn er nog. Wie komt er met een begeleider.

Voor deelnemers is het klassieke proces even vervelend. Een e-mail sturen om zich in te schrijven, een IBAN overtypen van een flyer om een overschrijving te doen, wachten op een manuele bevestiging. Met online ticketing klikken uw leden op een link of scannen ze een QR-code, en in enkele seconden is het geregeld. Inschrijving en betaling gebeuren in één stap, vanaf hun telefoon.

Voor organisatoren lost online ticketing concrete problemen op. U ziet in real-time hoeveel mensen ingeschreven zijn. U hoeft betalingen niet meer manueel te controleren, want ze worden automatisch verwerkt. U kunt al uw deelnemers in één klik mailen. En op de dag zelf scant u de ingangen in plaats van namen af te vinken op een lijst.

Voor een vereniging die draait op vrijwilligers en een beperkt budget, is dat een aanzienlijke tijdsbesparing bij elk evenement.

Een eenvoudige en snelle inschrijving voor uw deelnemers

Online ticketing gebruiken betekent uw deelnemers een moderne en vlotte ervaring bieden. In 2-3 klikken kiezen ze hun tickets, vullen ze het minimum aan gegevens in (naam, voornaam, e-mail) en betalen ze. Geen account aan te maken, geen wachtwoord om te onthouden. De koper komt op uw pagina, selecteert zijn plaatsen en voltooit de inschrijving in minder dan een minuut.

Als u bijkomende informatie wilt verzamelen, kunt u aangepaste velden rechtstreeks in het aankoopproces aanmaken. Het werkt als een Google Form geïntegreerd in de checkout. Dropdownmenu's, selectievakjes, meerkeuze, vrije tekstvelden of voorwaarden om te accepteren. Bijvoorbeeld de t-shirtmaat vragen voor een tornooi, voedselallergieën voor een etentje, of een huishoudelijk reglement laten aanvaarden.

Het belangrijkste blijft de snelheid. De verplichte gegevens worden beperkt tot het strikte minimum om de inschrijving niet te ontmoedigen. U voegt alleen velden toe wanneer de informatie echt nuttig is voor uw evenement.

Uw evenementpagina en de automatische e-mails

Elk evenement beschikt over een eigen online pagina, aanpasbaar met uw omslagfoto, teksten en kleuren. Het is de miniwebsite van uw evenement, klaar om te delen op sociale media, in nieuwsbrieven of per e-mail naar uw leden.

Een contactknop is rechtstreeks in de pagina geïntegreerd. Bezoekers kunnen vragen stellen aan de organisator zonder de pagina te verlaten. Handig wanneer uw leden willen weten of er nog plaatsen zijn, details willen over het programma of een voedselallergie willen melden.

Zodra een deelnemer zich inschrijft, wordt automatisch een bevestigingsmail verstuurd. Deze e-mail bevat de gegevens van het evenement (datum, uur, adres), directe toegang tot het ticket met de mogelijkheid om het toe te voegen aan Apple Wallet of Google Wallet, en een link om de PDF te downloaden. Uw vrijwilligers hoeven niets manueel te versturen. Elke ingeschrevene ontvangt een verzorgde e-mail met alle praktische informatie, zonder tussenkomst van uw kant.

Wat het kost voor een vereniging

De budgetvraag is centraal voor een vereniging. Het antwoord is eenvoudig.

Als uw evenement gratis is (inschrijving voor een AV, plaatsreservering voor een gratis voorstelling), betaalt u niets. Nul kosten, ongeacht het aantal ingeschrevenen.

Als u betalende tickets verkoopt, wordt een commissie geheven op elke verkoop. Bij PassPass bedraagt deze commissie 2% + €0,60 per ticket, betalingskosten inbegrepen. Geen maandelijks abonnement, geen inschrijvingskosten, geen vaste kosten. U betaalt alleen wanneer u verkoopt.

U kunt er ook voor kiezen om de kosten door te rekenen aan de koper. In dat geval ziet de deelnemer de ticketprijs en de ticketingkosten apart weergegeven, en ontvangt u 100% van uw ticketprijs. Voor een etentje van €25 betaalt de koper €25 + €1,10 kosten, en ontvangt u de volledige €25.

Alle details vindt u op onze tarievenpagina.

De evenementen die verenigingen organiseren

Een vereniging organiseert niet één type evenement. Uw ticketing moet zich aanpassen aan zeer verschillende formats doorheen het jaar.

Etentjes en gala's met verschillende formules (volwassene, kind, vegetarisch menu). Sporttornooien met inschrijving per team of per speler. Voorstellingen met vrije plaatskeuze. Rommelmarkten met standplaatsverhuur. Algemene vergaderingen met gratis inschrijving maar nood aan een hoofdtelling. Stages en opleidingen met beperkt aantal plaatsen.

Op hetzelfde evenement kunt u betalende en gratis tickets tegelijk aanbieden. Een gala met een volwasseneticket van €35, een kinderticket van €15, en gratis toegang voor vrijwilligers die helpen in de keuken, alles op hetzelfde evenement.

Uw inkomsten ontvangen, ongeacht uw juridische structuur

Verenigingen bestaan in verschillende juridische vormen. VZW, feitelijke vereniging, natuurlijk persoon die organiseert voor een groep. Al deze structuren kunnen de uitbetalingen van hun ticketverkoop ontvangen. Geen nood aan een specifieke professionele bankrekening. De zichtrekening van uw vereniging volstaat.

De betaalmiddelen voor uw kopers dekken zowel Belgische als internationale behoeften. Bancontact, Visa, Mastercard, American Express, Apple Pay, Google Pay, Klarna. Alles is inbegrepen in de commissie, zonder extra kosten ongeacht het betaalmiddel dat de koper kiest.

Als uw vereniging evenementen organiseert in meerdere landen of een internationaal publiek ontvangt, kan de evenementpagina in meerdere talen worden ingesteld. Uw buitenlandse deelnemers schrijven zich in in hun eigen taal, met de betaalmiddelen die zij gebruiken (Visa en Amex voor deelnemers buiten België, bijvoorbeeld).

Uw evenement beheren met vrijwilligers

Op de dag van het evenement hebben uw vrijwilligers geen technische opleiding nodig om de ontvangst te beheren. De mobiele scan-app werkt op elke smartphone. Geen apparatuur om te kopen of te huren.

U kunt meerdere teamleden uitnodigen om toegang te krijgen tot het dashboard en de ingangen te scannen. Iedereen ziet in real-time hoeveel mensen zijn binnengekomen en hoeveel er nog verwacht worden. De scan controleert onmiddellijk de geldigheid van het ticket en voorkomt dubbele ingangen.

Na het evenement kan de penningmeester de volledige lijst van verkopen en inschrijvingen exporteren in CSV of Excel voor de boekhouding van de vereniging.

Facturatie voor de B2B-evenementen van uw vereniging

Als uw vereniging professionele evenementen organiseert (conferenties, opleidingen, seminaries), zullen uw deelnemers mogelijk een factuur vragen om de uitgave te verantwoorden bij hun werkgever of boekhouding.

PassPass biedt tools om de generatie van facturen conform de Peppol-vereisten te vergemakkelijken, de standaard voor elektronische facturatie die van kracht is in België. Dit is bijzonder relevant als uw deelnemers bedrijven, zelfstandigen of overheidsinstellingen zijn die een gestructureerde factuur eisen. Meer informatie op onze pagina Peppol-facturen.

Voor klassieke verenigingsevenementen (etentje, gala, voorstelling) speelt deze kwestie doorgaans niet, aangezien uw deelnemers particulieren zijn.