Van ticketing tot badge in één scan

U verkoopt uw tickets online. U heeft ook gepersonaliseerde badges nodig voor uw professioneel evenement. In de meeste configuraties zijn dat twee gescheiden werelden. Het ticketingplatform beheert de inschrijvingen, daarna moet u een bestand exporteren, herformatteren en importeren in een andere tool om de badges te produceren. Elke late inschrijving verplicht u de hele operatie opnieuw te doen.

Wanneer ticketing en badgeprint hetzelfde systeem delen, verdwijnt deze manuele laag. De gegevens van de deelnemer gaan van het inschrijvingsformulier naar de geprinte badge zonder enige tussenstap.

Eén tool voor drie stappen

Het traject van een deelnemer aan een professioneel evenement bestaat uit drie stappen. De online ticketverkoop verzamelt de inschrijvingen en de gepersonaliseerde gegevens. De toegangscontrole valideert de ingang door het scannen van de QR-code op de dag zelf. En het printen van badges produceert de gepersonaliseerde badge op basis van diezelfde gegevens, in realtime, op het moment dat de deelnemer zich aanbiedt.

De meeste organisatoren gebruiken verschillende tools voor elk van deze stappen, wat wrijving creëert bij elke overgang. Een CSV-export hier, een import daar, een manuele controle ertussen. Met een geïntegreerd platform vormen deze drie stappen één doorlopend proces zonder enige tussenhandeling.

Het proces in de praktijk

De organisator maakt het evenement aan en configureert de tickets. Hij voegt de aangepaste velden toe die nodig zijn voor de badges. Bedrijf, functie, afdeling, gekozen sessies. Deze velden verschijnen in het aankoopformulier dat de deelnemers invullen.

De deelnemers kopen hun ticket online en vullen hun gegevens in. Elke inschrijving is onmiddellijk zichtbaar in het dashboard van de organisator.

Op de dag van het evenement komt de deelnemer aan en toont zijn QR-code op zijn smartphone of op zijn afgedrukt ticket. Het ontvangstteam scant de code met de PassPass-app. De scan triggert twee dingen tegelijk. Het valideert de ingang (het ticket wordt in realtime als gebruikt gemarkeerd voor het hele team) en het toont de gegevens van de deelnemer op het scherm. De receptionist controleert de informatie en start het printen. De badge komt in enkele seconden uit de printer.

Als een deelnemer zich vijf minuten voor het evenement inschrijft, of ter plaatse via een manuele toevoeging in het dashboard, verschijnt hij onmiddellijk in het systeem. Zijn badge wordt geprint zoals die van alle anderen, zonder extra handeling.

De gegevens die de badge voeden

Het inschrijvingsformulier is wat de badge voedt. De standaardvelden (voornaam, achternaam, e-mail) en de aangepaste velden die u toevoegt naargelang uw behoeften. Alles wat de deelnemer invult bij zijn inschrijving kan op de badge worden gebruikt.

Enkele concrete voorbeelden. Het bedrijf en de functie van de deelnemer worden op de badge geprint om het netwerken te vergemakkelijken. Een kleurcode per tickettype (VIP, spreker, pers, exposant) maakt elk profiel in één oogopslag herkenbaar. Een QR-code op de badge dient als toegangspas voor meerdaagse evenementen. De door de deelnemer gekozen sessies kunnen op de achterkant worden geprint om hem te oriënteren in het programma.

Hoe preciezer uw inschrijvingsformulier, hoe nuttiger de badge wordt. En aangezien de gegevens rechtstreeks afkomstig zijn van wat de deelnemer heeft ingevuld, hoeft er niets opnieuw te worden ingetypt of manueel gecontroleerd.

Wat het verandert op de dag van het evenement

Zonder geïntegreerde workflow houdt de ontvangst van een professioneel evenement in dat u vooraf geprinte badges op alfabetische volgorde moet sorteren, de juiste badge in de stapel moet zoeken, afwezigen moet beheren (badges voor niets geprint) en late inschrijvingen moet opvangen (ontbrekende badges die in allerijl moeten worden geproduceerd).

Met een geïntegreerde workflow verdwijnen deze problemen. Elke badge wordt geprint op het moment dat de deelnemer aankomt. Last-minute inschrijvingen worden automatisch verwerkt. Een naams- of bedrijfscorrectie in het dashboard wordt onmiddellijk weerspiegeld bij de volgende scan. De ontvangsttijd per deelnemer zakt onder de tien seconden.

Bij een evenement van 500 personen met drie printposten kan het volledige publiek in minder dan twee uur worden ontvangen, zonder noemenswaardige wachtrij.

Voor meer informatie over badgeformaten, printmateriaal en installatietijden, raadpleeg onze volledige gids voor het printen van evenementbadges.

Voor welke evenementen

De geïntegreerde aanpak is bijzonder geschikt voor professionele conferenties van 50 tot 2 500 deelnemers, waar netwerken centraal staat en elke deelnemer identificeerbaar moet zijn. Het past ook bij professionele beurzen met exposanten, bezoekers en pers die verschillende badgeontwerpen per profiel vereisen. Bij bedrijfsseminaries waar de inschrijvingen tot de laatste dag evolueren. En bij meerdaagse evenementen waar de badge als toegangspas dient gedurende de hele duur.

Voor kleinere evenementen (minder dan 50 personen) of festivals waar individuele identificatie niet nodig is, volstaat een eenvoudige ticketscan.