Comment créer un plan de salle pour votre billetterie en 7 étapes

Pour créer un plan de salle pour votre billetterie, partez du plan existant de la salle, découpez-la en zones, fixez un tarif par zone, repérez les places particulières (PMR, visibilité réduite), bloquez les places hors vente, puis vérifiez le plan sur ordinateur et sur téléphone avant d’ouvrir les ventes. Avec PassPass, nos équipes reproduisent la salle à partir de votre plan, et vous la vérifiez avant l’ouverture.

Voici le détail de chaque étape, que vous prépariez un spectacle, une saison culturelle ou un gala.

1. Rassemblez les informations sur votre salle

Tout commence par le plan existant : celui que fournit la salle, un document d’architecte, une ancienne version imprimée, voire une photo annotée. Il doit permettre de connaître :

• le nombre de rangs et de places par rang, niveau par niveau (parterre, balcon, loges) ;
• la numérotation réelle des places, telle qu’elle figure sur les fauteuils ;
• la position de la scène, des allées et des accès ;
• la capacité autorisée de la salle dans la configuration prévue.

2. Choisissez la configuration

Une même salle peut accueillir plusieurs configurations : tout assis, fosse debout et gradins, tables pour un gala. Décidez pour chaque espace s’il sera en placement numéroté ou en placement libre. Si vous hésitez, notre article placement numéroté ou placement libre vous aide à trancher.

Si la salle change de configuration au fil de l’année, prévoyez un plan par configuration plutôt que de modifier le même plan à chaque événement.

3. Découpez la salle en zones

Une zone regroupe des places vendues au même prix. On la définit généralement selon la qualité de la vue et la distance à la scène : parterre avant, parterre arrière, balcon, places latérales. Quelques repères :

• deux à quatre zones suffisent dans la plupart des salles ; au-delà, l’offre devient difficile à lire ;
• chaque zone reçoit une couleur distincte, qui permet à l’acheteur de repérer les prix d’un coup d’œil ;
• une zone n’a pas besoin d’être d’un seul tenant : les meilleures places du parterre et du balcon peuvent partager la même catégorie.

4. Fixez vos tarifs par zone

Pour chaque zone, définissez les tarifs proposés : plein tarif, réduit, enfant. Avec un bon outil, une même place peut être vendue à plusieurs tarifs : le spectateur choisit le sien dans son panier, sans que vous ayez à dupliquer la zone.

Pensez aussi au calendrier de vos ventes : un tarif early bird, puis un tarif normal, des codes promo pour vos partenaires et vos abonnés. Annoncez clairement les conditions de chaque tarif réduit (âge, justificatif) sur la page de l’événement.

5. Repérez les places particulières

Certaines places doivent être signalées sur le plan pour que l’acheteur sache à quoi s’attendre :

• les places PMR, accessibles en fauteuil roulant, et les places accompagnant situées juste à côté ;
• les places à visibilité réduite, derrière un pilier ou très en angle, à signaler et souvent à proposer à un tarif plus bas ;
• les places techniques : régie, caméra, poursuite, qui ne seront pas vendues.

Pour les places PMR, l’emplacement compte autant que le marquage : accès de plain-pied, proximité d’une sortie, vue dégagée. Nous détaillons ces points dans notre article sur les places PMR en billetterie.

6. Prévoyez les places à bloquer

Avant l’ouverture des ventes, retirez de la vente les places dont vous aurez besoin : invités, presse, partenaires, artistes, équipe. Gardez une marge raisonnable : des places bloquées que personne n’utilise sont des places invendues. L’idéal est de pouvoir les remettre en vente à tout moment, dès que vous savez qu’elles ne serviront pas.

7. Vérifiez le plan, puis ouvrez les ventes

Avant l’ouverture, parcourez le plan comme le ferait un spectateur :

• comparez la numérotation affichée avec celle des fauteuils, rang par rang ;
• choisissez des places sur ordinateur puis sur téléphone, jusqu’à l’étape du paiement ;
• vérifiez les prix de chaque zone et les tarifs proposés ;
• contrôlez les places PMR, accompagnant et bloquées.

Une fois les ventes ouvertes, suivez le remplissage zone par zone. Si une zone part plus lentement que prévu, vous pouvez ajuster votre communication ou vos tarifs. Le jour de l’événement, les billets se scannent à l’entrée depuis un smartphone, grâce à leur QR code.

Les erreurs fréquentes

• Une numérotation qui ne correspond pas à la salle. Elle crée de la confusion le jour même. Vérifiez le sens de la numérotation (pairs d’un côté et impairs de l’autre, ou numérotation continue).
• Trop de zones. Au-delà de quatre ou cinq prix différents, l’acheteur s’y perd.
• Des places techniques oubliées. Une régie installée sur des places déjà vendues oblige à replacer des spectateurs.
• Des places à visibilité réduite non signalées. Elles peuvent entraîner des plaintes et des demandes de remboursement.
• Un plan jamais testé sur téléphone. Plus de 60 % du trafic web passe aujourd’hui par le téléphone.

Comment PassPass vous accompagne

Chez PassPass, vous ne dessinez pas votre salle seul. La mise en place suit quatre étapes :

1. Un premier échange sur votre salle, vos zones, vos tarifs et votre calendrier.
2. La création de votre plan : nos équipes reproduisent la salle à partir de votre plan existant ou de vos indications.
3. Validation et réglages : vous vérifiez le plan et fixez vos tarifs par zone, seul ou avec nous.
4. L’ouverture des ventes : nos équipes restent disponibles pendant vos ventes.

Le plan fonctionne ensuite dans votre billetterie PassPass habituelle, avec un suivi des ventes place par place et par catégorie. Il existe en cinq styles, du plus épuré à la 3D légère, que vous pouvez changer à tout moment. Plus de détails sur la page billetterie avec plan de salle et dans notre guide des places numérotées. Vous gérez un lieu culturel ? Voyez aussi notre page billetterie pour lieux culturels.