Vendre des places numérotées en ligne : le guide du plan de salle

Pour vendre des places numérotées en ligne, il vous faut une billetterie avec plan de salle interactif. Votre salle est reproduite à l’écran, chaque place a un rang, un numéro et un tarif, et l’acheteur choisit lui-même son fauteuil avant de payer. Pendant qu’il finalise sa commande, la place lui est réservée : personne d’autre ne peut l’acheter. Il sait ensuite exactement où il sera assis.

Ce guide s’adresse aux organisateurs de spectacles, de concerts et de galas, ainsi qu’aux lieux culturels qui veulent passer à la vente en ligne de places numérotées, ou mieux comprendre ce qu’un plan de salle peut leur apporter.

Qu’est-ce qu’une billetterie avec plan de salle ?

Une billetterie classique vend des quantités : 200 billets « adulte », 50 billets « réduit ». Une billetterie avec plan de salle vend des places précises. Le spectateur voit la salle, la scène, les rangs et les places encore libres, puis choisit celles qu’il veut.

On parle de placement numéroté quand chaque billet correspond à un fauteuil précis, et de placement libre quand le spectateur s’installe où il veut en arrivant. Les deux modes ont leurs avantages, détaillés dans notre article placement numéroté ou placement libre. Un même plan peut d’ailleurs combiner les deux, par exemple des gradins numérotés et une fosse debout.

Le plan n’est pas qu’une image : il est relié aux ventes. Chaque place vendue disparaît du plan pour les autres acheteurs, en temps réel, ce qui évite de vendre deux fois le même fauteuil.

Ce que le plan de salle change pour vos spectateurs

Pour une sortie assise, le spectateur veut savoir où il sera placé, à quelle distance de la scène et à côté de qui. Un bon plan de salle lui permet de :

• voir le prix de chaque place directement sur le plan, avec une couleur par zone ;
• s’asseoir à côté de ses proches, en choisissant des places côte à côte ;
• choisir le tarif de chaque place (plein tarif, réduit, enfant) dans son panier ;
• trouver une place adaptée s’il se déplace en fauteuil roulant ou s’il accompagne une personne qui en a besoin ;
• acheter sur son téléphone sans difficulté.

Ce dernier point mérite qu’on s’y arrête. Plus de 60 % du trafic web passe aujourd’hui par le téléphone. Sur un petit écran, un plan de salle mal conçu devient vite illisible : places trop petites pour être touchées, zoom laborieux, panier qui disparaît. C’est souvent à ce moment que l’achat est abandonné.

Ce qu’il change pour vous, organisateur

Côté organisation, le plan de salle remplace une bonne partie du travail manuel : les listes de places tenues à la main, les appels pour savoir s’il reste deux places au premier rang, les réservations notées dans un tableur.

• Valoriser les meilleures places. En découpant la salle en zones, vous fixez un prix par zone. Les places les plus demandées peuvent être vendues plus cher, les places plus éloignées à un tarif plus accessible.
• Garder des places de côté. Invités, presse, partenaires, régie technique : ces places sont retirées de la vente, puis remises en vente si elles ne servent pas.
• Suivre le remplissage. Vous voyez à tout moment les places vendues, zone par zone, et les recettes correspondantes.
• Réduire les demandes par téléphone. Quand les places PMR et accompagnant se réservent en ligne comme les autres, les spectateurs concernés n’ont plus besoin de vous appeler.
• Mieux remplir la salle. Une place isolée entre deux places vendues se vend mal. Une billetterie qui le signale à l’acheteur au moment du choix limite ces trous.

Les fonctions à vérifier avant de choisir un outil

Toutes les billetteries avec plan de salle ne se valent pas. Avant de choisir, vérifiez au minimum les points suivants.

1. L’expérience sur téléphone. Faites le test vous-même : ouvrez le plan d’une grande salle sur votre téléphone, choisissez deux places et allez jusqu’au paiement.
2. La réservation de la place pendant la commande. La place choisie doit être bloquée pour l’acheteur le temps qu’il paie, sans quoi deux personnes peuvent payer pour le même fauteuil.
3. Les zones et les tarifs multiples. Une même place doit pouvoir être vendue à plusieurs tarifs (plein, réduit, enfant) sans dupliquer la zone.
4. L’accessibilité. Places PMR, places accompagnant et places à visibilité réduite doivent être indiquées sur le plan, et l’acheteur doit pouvoir les retrouver facilement.
5. Les places bloquées. Vous devez pouvoir retirer des places de la vente et les y remettre à tout moment.
6. Le placement mixte. Si votre salle a une fosse debout ou une zone libre, le plan doit pouvoir combiner places numérotées et placement libre.
7. L’aide au choix. Proposer les meilleures places disponibles côte à côte et signaler les places isolées fait gagner du temps à l’acheteur et vous aide à remplir la salle.
8. L’intégration au reste de la billetterie. Emails de confirmation, billets PDF et Wallet, scan des QR codes à l’entrée, intégration sur votre site : le plan de salle doit fonctionner avec tout cela, pas à côté.

Comment se passe la mise en place

La mise en place d’un plan de salle suit quelques étapes : rassembler le plan existant de la salle, définir les zones et les tarifs, repérer les places particulières, prévoir les places à bloquer, puis vérifier le plan avant d’ouvrir les ventes. Nous les détaillons une par une dans notre guide pour créer un plan de salle.

Le dessin de la salle n’est qu’une partie du travail. Les décisions comptent autant : combien de zones, quels prix, quelles places garder pour les invités. Mieux vaut les prendre avant de reproduire la salle.

Le plan de salle chez PassPass

PassPass intègre un plan de salle interactif à sa billetterie. Notre moteur est développé en interne : il reste rapide sur téléphone comme sur ordinateur, même dans les grandes salles, ce qui en fait l’un des plans de salle les plus fluides et modernes du marché. Concrètement :

• nos équipes reproduisent votre salle à partir de votre plan existant ou de vos indications, puis vous la vérifiez : théâtre à balcons, salle polyvalente, chapiteau, gala avec tables, concert avec fosse debout et gradins ;
• chaque zone a sa couleur et ses tarifs, et un même plan peut mêler places numérotées et placement libre ;
• les places PMR, accompagnant et à visibilité réduite sont indiquées, avec un filtre pour n’afficher que les places PMR ;
• la billetterie propose les meilleures places côte à côte et signale les places isolées ;
• cinq styles de plan sont disponibles (classique, avancé, illustré, détaillé, 3D légère) et se changent à tout moment, sans toucher aux places ni aux ventes ;
• le plan fonctionne dans le parcours d’achat habituel : suppléments, emails automatiques, billets PDF et Apple ou Google Wallet, scan des QR codes à l’entrée. Il s’intègre à votre site et existe en marque blanche.

La billetterie PassPass coûte 2 % + 0,60 € TTC par billet vendu, sans abonnement, et elle est gratuite pour les billets gratuits (voir les tarifs). Le plan de salle est une option complémentaire, mise en place avec nos équipes, qui vous en présentent les conditions lors d’un premier échange. Pour les spectacles, voyez aussi notre page billetterie pour spectacles.