Genummerde plaatsen online verkopen: de gids voor ticketverkoop met zaalplan

Om genummerde plaatsen online te verkopen, hebt u een ticketverkoop met een interactief zaalplan nodig. Uw zaal wordt op het scherm nagebouwd, elke plaats heeft een rij, een nummer en een prijs, en de koper kiest zelf zijn stoel voor hij betaalt. Terwijl hij zijn bestelling afrondt, blijft de plaats voor hem gereserveerd: niemand anders kan ze kopen. Hij weet daarna precies waar hij zal zitten.

Deze gids is bedoeld voor organisatoren van voorstellingen, concerten en gala’s, en voor culturele centra die genummerde plaatsen online willen verkopen, of beter willen begrijpen wat een zaalplan voor hen kan betekenen.

Wat is ticketverkoop met een zaalplan?

Een klassieke ticketshop verkoopt aantallen: 200 tickets ‘volwassene’, 50 tickets ‘reductie’. Bij ticketverkoop met zaalplan verkoopt u specifieke plaatsen. De bezoeker ziet de zaal, het podium, de rijen en de plaatsen die nog vrij zijn, en kiest de plaatsen die hij wil.

We spreken van genummerde plaatsen wanneer elk ticket overeenkomt met een vaste stoel, en van vrije plaatsen wanneer de bezoeker gaat zitten of staan waar hij wil. Beide formules hebben hun voordelen, die we bespreken in ons artikel over genummerde of vrije plaatsen. Eén zaalplan kan ze bovendien combineren, bijvoorbeeld genummerde tribunes en een staanplaatsenzone.

Het zaalplan is meer dan een afbeelding: het is gekoppeld aan de verkoop. Elke verkochte plaats verdwijnt in realtime van het plan voor andere kopers, zodat dezelfde stoel nooit twee keer wordt verkocht.

Wat een zaalplan verandert voor uw bezoekers

Wie naar een zittende voorstelling gaat, wil weten waar hij zit, hoe ver van het podium en naast wie. Met een goed zaalplan kan de bezoeker:

• de prijs van elke plaats zien op het plan, met een kleur per zone;
• naast vrienden of familie zitten door plaatsen naast elkaar te kiezen;
• per plaats een tarief kiezen (volle prijs, reductie, kind) in zijn winkelmandje;
• een geschikte plaats vinden als hij zich met een rolstoel verplaatst of iemand begeleidt die er een gebruikt;
• vlot kopen op zijn smartphone.

Dat laatste punt verdient aandacht. Meer dan 60% van het webverkeer verloopt vandaag via de smartphone. Op een klein scherm wordt een slecht ontworpen zaalplan snel onleesbaar: plaatsen te klein om aan te tikken, moeizaam inzoomen, een winkelmandje dat verdwijnt. Op dat moment haakt een koper vaak af.

Wat het verandert voor u als organisator

Voor de organisatie vervangt een zaalplan heel wat handwerk: plaatslijsten die manueel worden bijgehouden, telefoontjes om te vragen of er nog twee plaatsen op de eerste rij vrij zijn, reservaties in een spreadsheet.

• De beste plaatsen beter valoriseren. U verdeelt de zaal in zones en bepaalt een prijs per zone. De meest gegeerde plaatsen kunnen duurder, de plaatsen achteraan voordeliger.
• Plaatsen apart houden. Genodigden, pers, partners, de technische regie: die plaatsen haalt u uit de verkoop, en u zet ze opnieuw in de verkoop als ze niet nodig zijn.
• De bezetting opvolgen. U ziet op elk moment welke plaatsen verkocht zijn, zone per zone, en de bijbehorende inkomsten.
• Minder telefonische vragen. Wanneer rolstoelplaatsen en plaatsen voor begeleiders online te boeken zijn zoals alle andere, hoeven de betrokken bezoekers u niet meer te bellen.
• De zaal beter vullen. Een losse plaats tussen twee verkochte plaatsen verkoopt slecht. Een ticketshop die dit tijdens de keuze aan de koper meldt, beperkt die gaten.

Functies om na te kijken voor u een tool kiest

Niet elke ticketing met zaalplan is even goed. Kijk voor u kiest minstens de volgende punten na.

1. De ervaring op smartphone. Test het zelf: open het zaalplan van een grote zaal op uw smartphone, kies twee plaatsen en ga door tot de betaling.
2. Plaatsen vastgehouden tijdens de bestelling. De gekozen plaats moet voor de koper geblokkeerd blijven terwijl hij betaalt, anders kunnen twee mensen voor dezelfde stoel betalen.
3. Zones en meerdere tarieven. Eenzelfde plaats moet aan verschillende tarieven verkocht kunnen worden (volle prijs, reductie, kind), zonder de zone te dupliceren.
4. Toegankelijkheid. Rolstoelplaatsen, plaatsen voor begeleiders en plaatsen met beperkt zicht moeten op het plan staan, en de koper moet ze makkelijk terugvinden.
5. Geblokkeerde plaatsen. U moet plaatsen uit de verkoop kunnen halen en ze op elk moment opnieuw kunnen vrijgeven.
6. Gemengde opstelling. Heeft uw zaal een staanplaatsenzone of een vrije zone, dan moet het plan genummerde en vrije plaatsen kunnen combineren.
7. Hulp bij het kiezen. De beste beschikbare plaatsen naast elkaar voorstellen en losse plaatsen signaleren bespaart de koper tijd en helpt u de zaal te vullen.
8. Integratie met de rest van uw ticketing. Bevestigingsmails, tickets als pdf en in de Wallet, QR-scan aan de ingang, integratie in uw website: het zaalplan moet daarmee samenwerken, niet ernaast staan.

Hoe verloopt de opstart?

Een zaalplan opzetten gebeurt in enkele stappen: het bestaande plan van de zaal verzamelen, zones en tarieven bepalen, bijzondere plaatsen aanduiden, de te blokkeren plaatsen vastleggen en het plan controleren voor de verkoop start. We overlopen ze één voor één in onze gids om een zaalplan op te zetten.

Het tekenen van de zaal is maar een deel van het werk. De keuzes zijn minstens zo belangrijk: hoeveel zones, welke prijzen, welke plaatsen u voor genodigden bewaart. Die maakt u best voor de zaal wordt nagebouwd.

Het zaalplan van PassPass

PassPass integreert een interactief zaalplan in zijn ticketverkoop. Onze engine is door ons eigen team ontwikkeld: hij blijft snel op smartphone en computer, zelfs in grote zalen, wat er een van de vlotste en modernste zaalplannen op de markt van maakt. Concreet:

• ons team bouwt uw zaal na op basis van uw bestaande plan of uw aanwijzingen, waarna u ze controleert: theaters met balkons, polyvalente zalen, circustenten, gala’s met tafels, concerten met een staanplaatsenzone en tribunes;
• elke zone heeft een eigen kleur en eigen tarieven, en één zaalplan kan genummerde en vrije plaatsen combineren;
• rolstoelplaatsen, plaatsen voor begeleiders en plaatsen met beperkt zicht staan aangeduid, met een filter om enkel de rolstoelplaatsen te tonen;
• de ticketshop stelt de beste plaatsen naast elkaar voor en signaleert losse plaatsen;
• er zijn vijf stijlen (klassiek, geavanceerd, geïllustreerd, gedetailleerd, lichte 3D), die u op elk moment kunt wijzigen zonder impact op de plaatsen of de verkoop;
• het zaalplan werkt binnen het gewone aankoopproces: extra’s, automatische e-mails, tickets als pdf en in Apple of Google Wallet, QR-scan aan de ingang. Het is te integreren in uw website en bestaat ook in white label.

De ticketverkoop van PassPass kost 2% + €0,60 incl. btw per verkocht ticket, zonder abonnement, en is gratis voor gratis tickets (bekijk de tarieven). Het zaalplan is een extra optie die ons team samen met u opzet; de voorwaarden bespreken we tijdens een eerste gesprek. Organiseert u voorstellingen, bekijk dan ook onze pagina over ticketing voor voorstellingen.