Een zaalplan opzetten voor uw ticketverkoop in 7 stappen

Om een zaalplan op te zetten voor uw ticketverkoop, vertrekt u van het bestaande plan van de zaal, verdeelt u ze in zones, bepaalt u een tarief per zone, duidt u bijzondere plaatsen aan (rolstoelplaatsen, beperkt zicht), blokkeert u de plaatsen die u nodig hebt en controleert u het plan op computer en smartphone voor de verkoop start. Bij PassPass bouwt ons team de zaal na op basis van uw plan, en u controleert ze voor de verkoop opengaat.

Hieronder vindt u elke stap in detail, of u nu één voorstelling, een cultureel seizoen of een gala voorbereidt.

1. Verzamel de gegevens van uw zaal

Alles begint bij het bestaande plan: dat van de zaal, een plan van de architect, een oude gedrukte versie of zelfs een foto met aantekeningen. Het moet u vertellen:

• hoeveel rijen en plaatsen per rij er zijn, per niveau (parterre, balkon, loges);
• hoe de plaatsen werkelijk genummerd zijn, zoals op de stoelen;
• waar het podium, de gangen en de ingangen liggen;
• wat de toegelaten capaciteit van de zaal is in de geplande opstelling.

2. Kies de opstelling

Eenzelfde zaal kan verschillende opstellingen hebben: volledig zittend, staanplaatsen met tribunes, tafels voor een gala. Bepaal per ruimte of ze met genummerde of met vrije plaatsen werkt. Twijfelt u, dan helpt ons artikel over genummerde of vrije plaatsen u op weg.

Verandert de opstelling van de zaal in de loop van het jaar, voorzie dan één zaalplan per opstelling in plaats van hetzelfde plan telkens aan te passen.

3. Verdeel de zaal in zones

Een zone groepeert plaatsen die aan dezelfde prijs verkocht worden. Meestal bepaalt u ze volgens de kwaliteit van het zicht en de afstand tot het podium: parterre vooraan, parterre achteraan, balkon, zijplaatsen. Enkele richtlijnen:

• twee tot vier zones volstaan in de meeste zalen; daarboven wordt het aanbod moeilijk leesbaar;
• elke zone krijgt een eigen kleur, zodat de koper de prijzen in één oogopslag ziet;
• een zone hoeft geen aaneengesloten blok te zijn: de beste plaatsen in de parterre en op het balkon kunnen dezelfde categorie delen.

4. Bepaal uw tarieven per zone

Leg per zone vast welke tarieven u aanbiedt: volle prijs, reductie, kind. Met een goede tool kan eenzelfde plaats aan verschillende tarieven verkocht worden: de bezoeker kiest zijn tarief in het winkelmandje, zonder dat u de zone moet dupliceren.

Denk ook aan de planning van uw verkoop: een early-birdtarief en daarna het normale tarief, kortingscodes voor partners en abonnees. Vermeld de voorwaarden van elk reductietarief (leeftijd, bewijsstuk) duidelijk op de pagina van het evenement.

5. Duid bijzondere plaatsen aan

Sommige plaatsen moeten op het plan aangeduid zijn, zodat de koper weet wat hij kan verwachten:

• rolstoelplaatsen en de plaatsen voor begeleiders er vlak naast;
• plaatsen met beperkt zicht, achter een pilaar of sterk zijdelings, die u aanduidt en vaak aan een lager tarief aanbiedt;
• technische plaatsen: regie, camera, volgspot, die niet verkocht worden.

Voor rolstoelplaatsen telt de ligging even zwaar als de aanduiding: drempelvrije toegang, nabijheid van een uitgang, vrij zicht. We gaan daar dieper op in in ons artikel over rolstoelplaatsen in uw ticketverkoop.

6. Leg vast welke plaatsen u blokkeert

Haal voor de start van de verkoop de plaatsen uit de verkoop die u nodig hebt: genodigden, pers, partners, artiesten, medewerkers. Houd een redelijke marge aan: geblokkeerde plaatsen die niemand gebruikt, zijn onverkochte plaatsen. Idealiter kunt u ze op elk moment opnieuw vrijgeven, zodra u weet dat ze niet nodig zijn.

7. Controleer het plan en start de verkoop

Overloop het plan voor de verkoop start zoals een bezoeker dat zou doen:

• vergelijk de nummering op het scherm met die op de stoelen, rij per rij;
• kies plaatsen op computer en daarna op smartphone, tot aan de betaalstap;
• controleer de prijzen per zone en de aangeboden tarieven;
• kijk de rolstoelplaatsen, plaatsen voor begeleiders en geblokkeerde plaatsen na.

Zodra de verkoop loopt, volgt u de bezetting per zone op. Verkoopt een zone trager dan verwacht, dan kunt u uw communicatie of uw tarieven bijsturen. Op de dag zelf worden de tickets aan de ingang gescand met een smartphone, via hun QR-code.

Veelgemaakte fouten

• Een nummering die niet overeenkomt met de zaal. Dat zorgt op de dag zelf voor verwarring. Controleer de richting van de nummering (even en oneven aan weerszijden, of doorlopend).
• Te veel zones. Met meer dan vier of vijf verschillende prijzen raakt de koper het overzicht kwijt.
• Vergeten technische plaatsen. Een regie op plaatsen die al verkocht zijn, betekent bezoekers verplaatsen.
• Plaatsen met beperkt zicht die niet aangeduid zijn. Die kunnen leiden tot klachten en terugbetalingsvragen.
• Een plan dat nooit op smartphone getest is. Meer dan 60% van het webverkeer verloopt vandaag via de smartphone.

Hoe PassPass u begeleidt

Bij PassPass tekent u uw zaal niet alleen. De opstart verloopt in vier stappen:

1. Een eerste gesprek over uw zaal, uw zones, uw tarieven en uw planning.
2. De opmaak van uw plan: ons team bouwt de zaal na op basis van uw bestaande plan of uw aanwijzingen.
3. Controle en instellingen: u controleert het plan en stelt uw tarieven per zone in, zelf of samen met ons.
4. De start van de verkoop: ons team blijft beschikbaar tijdens uw verkoop.

Het zaalplan werkt daarna binnen uw gewone PassPass-ticketverkoop, met een verkoopoverzicht per plaats en per categorie. Het bestaat in vijf stijlen, van sober tot lichte 3D, die u op elk moment kunt wijzigen. Meer informatie vindt u op de pagina ticketverkoop met zaalplan en in onze gids over genummerde plaatsen. Beheert u een cultureel centrum? Bekijk dan ook onze pagina over ticketing voor cultuur.